Conheça os cuidados legais na contratação de um empregado
No momento da contratação e de formalização do contrato, há muitos aspectos que merecem atenção. A legislação laboral atual tem trazido crescentes flexibilizações, mas nem sempre com um tratamento diferenciado para as pequenas e microempresas, que são as maiores empregadoras do país. Estas, porém, possuem obrigações, assim como as grandes empresas, das quais não podem se descuidar.
Oito pontos de atenção que todo empresário precisa levar em conta
1. Dê preferência ao contrato escrito
Mesmo sendo possível o contrato de trabalho verbal e até tácito, a modalidade escrita contém as disposições básicas, tais como a jornada semanal e diária, a função a ser desenvolvida, o local de trabalho, a previsão dos valores que compõem a remuneração e outros aspectos. Contratos escritos previnem riscos, já que ambas as partes terão ciência prévia de suas obrigações e direitos.
2. Atenção ao eSocial
O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, que permite a coleta e o armazenamento de informações em um Ambiente Nacional Virtual, é uma obrigação de todas as empresas, inclusive as PMEs. Recomenda-se às empresas que leiam o Manual de Orientação do eSocial (MOS), no qual poderão encontrar as diretrizes e orientações sobre como utilizar o sistema.
3. Cuidados com a CTPS
Atualmente a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) em meio físico não é mais necessária para a contratação. Na grande maioria dos casos, basta que o empregador preste as informações no eSocial.
Caso o PME registre a CTPS física do empregado, recomendamos que faça no tempo mais breve possível e recolha o recibo de devolução ao empregado.
4. Controle de jornada
A anotação da jornada é dispensada para estabelecimentos com 20 ou menos empregados. Este número abrange diversas PMEs. Contudo, mesmo sendo uma forma de desburocratizar, não registrar a entrada, saída e intervalos dos empregados poderá gerar passivo trabalhista e a empresa ter dificuldades de provas em um processo judicial trabalhista.
Caso o PME não tenha condições de implantar um Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP), ainda poderá usar o controle manual (com anotação à caneta pelo próprio empregado em papeletas) ou mesmo mecânico (o tradicional relógio de ponto)
5. Jornada flexível e acordo de compensação de jornada
Quando um empregado realiza horas extras, isto é, horas depois da jornada pactuada, ou acima dos limites legais, a empresa tem de remunerar tais horas com o adicional de horas extras, que é, no mínimo, de 50% do valor da hora normal. Lembramos que sempre deverá ser observada a convenção coletiva de trabalho da categoria, já que esta poderá prever um adicional superior.
A empresa poderá, ainda, celebrar um acordo individual de compensação de jornada, por meio do qual eventuais horas extras feitas poderão ser compensadas com descanso em outros dias da semana. É comum, em pequenas empresas, a compensação semanal, ou seja, as 44 horas da lei são distribuídas de segunda a sexta-feira, sem precisar trabalhar aos sábados.
Destacamos que essa distribuição de horas extras de forma compensada deverá constar de acordo específico escrito de compensação de jornada. Isto é necessário para que a empresa cumpra a legislação sem risco de ser condenada posteriormente a pagar o adicional acima da oitava hora diária, ou hora mais adicional, caso ultrapassada a jornada máxima semanal de 44 horas.
6. Respeito aos instrumentos coletivos
Os direitos dos empregados, além de estarem previstos nos contratos de trabalho e na lei trabalhista, também se encontram fixados nos instrumentos negociados pelos sindicatos. Logo, é de fundamental importância conhecer a convenção coletiva de trabalho da categoria, cujas cláusulas são obrigatórias e podem prever direitos adicionais, tais como cesta básica, vale-refeição, vale-alimentação e outras vantagens.
Atenção especial merece o enquadramento sindical, isto é, saber com segurança qual é a convenção coletiva de trabalho a ser seguida. A regra geral é que se adote a convenção coletiva do sindicato que corresponda à categoria da atividade preponderante da empresa, entendida como a principal e que assim conste do estatuto social, conforme o número da empresa na Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE). Seguir a convenção coletiva de trabalho errada poderá gerar um passivo trabalhista bastante elevado.
7. Acúmulo de função
É muito comum o pedido de acúmulo de função, quando se trata de pequenas empresas. Ocorre acúmulo de função quando um empregado é contratado para uma função específica e, após certo tempo, passa a desenvolver outras que, a rigor, não se relacionam com o objeto do contrato.
Haveria, desta forma, uma alteração do contrato de maneira prejudicial ao empregado e, em alguns casos, ele poderia ajuizar ação judicial requerendo um pagamento de um “plus” salarial em decorrência das tarefas acumuladas, muitas vezes de maior responsabilidade. Assim, convém desde o início deixar claro entre as partes e descrever, no contrato de trabalho, todas as tarefas e funções e atribuições que o empregado exercerá ou poderá vir a exercer.
8. Política de privacidade
Por fim, cresce em importância que a empresa tenha uma política de privacidade, com o objetivo de demonstrar boas práticas e adequação à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), ainda que de maneira simplificada, para a empresa evidenciar que trata os dados dos seus empregados em conformidade com a referida lei, já que esta também se aplica às PMEs.
É aconselhável, por exemplo, que seja feito um resumo das medidas técnicas e administrativas de segurança utilizadas, na política ou aviso de privacidade da empresa, a qual é um contrato com os titulares, com o objetivo de dar maior transparência nos tratamentos realizados. Um vazamento de dados, ou uma falha de segurança também poderá trazer prejuízo e sugerimos a contratação inicial de um profissional especializado para verificar a segurança das máquinas e sistemas.